اتجهت فرق العمل حول العالم نحو نموذج العمل عن بُعد، وبات الجميع بحاجة إلى أفضل الأدوات لإدارة هذه الفرق وضمان نجاحها. غير أن لكل مؤسسة طبيعتها الخاصة، وما يناسبك يتوقف على حجم شركتك ونطاق عملها واحتياجات موظفيها.
وسواء كنت حديث العهد بالعمل من المنزل أو معتاداً على العمل عن بُعد منذ سنوات، فإن كل موظف عن بُعد بحاجة إلى مجموعة متكاملة من التطبيقات وبرامج العمل عن بُعد ليحقق أفضل تجربة ممكنة.
أفضل 10 تطبيقات للعمل عن بُعد
تطبيقات الإدارة والتنظيم
Hubstaff Tasks: هو أداة لإدارة المشاريع وفق منهجية Agile تساعد الفرق على تخطيط مشاريعها والتعاون بسلاسة. يتيح لك تنظيم المهام وتحديد المواعيد النهائية ومتابعة المشاريع والتواصل مع زملائك من خلال منصة واحدة. وبفضل واجهة Kanban، يمكنك نقل المهام بين مراحل مختلفة بمجرد سحبها وإفلاتها. كما يضم Hubstaff Tasks ميزة Sprints التي تبسّط إدارة أعباء العمل، إذ يمكنك ترتيب المهام الموكلة إليك وفقاً لمواعيد تسليمها لتفادي تأخر الإنجاز. ويوفر التطبيق أيضاً سير عمل مخصصاً واجتماعات وقوف يومية مؤتمتة وطرق عرض متعددة للمشاريع، بما يمكّنك من الإحاطة الدائمة بمشاريعك.
Paymo: منصة إلكترونية لإدارة العمل والمشاريع، تساعد الفرق والمستقلين الأفراد على إدارة المهام ووضع جداول الفِرَق وتتبع ساعات العمل وإصدار الفواتير للعملاء. توفر Paymo ميزات لإدارة المشاريع تتيح لك إنشاء المهام وتجميعها في قوائم وتحديد مواعيد التسليم والإسنادات والأولويات والمعالم الرئيسية. كما تمنحك رؤية مرئية شاملة لتقدم فريقك. وهي خيار مناسب إن كنت تعمل بشكل فردي أو ضمن شركة صغيرة، إذ صُممت أساساً لمساعدة الشركات الصغيرة والمتوسطة والمستقلين على إدارة أعمالهم وتحصيل مستحقاتهم.
Float: برنامج لإدارة الموارد يُستخدم في تخطيط المشاريع التعاوني وجدولة المهام استناداً إلى الطاقة الاستيعابية للموظفين. يمكن لمستخدمي Float تحديد ساعات العمل الفردية، وإضافة العطلات الرسمية، وجدولة الإجازات، وإضافة حالات للموظفين تعكس أماكن وأوقات عملهم، ثم توظيف هذه المعلومات في تخطيط المشاريع وتوزيع الموارد عليها. وتمكّن ميزة تتبع الوقت أعضاء الفريق من تسجيل الساعات مقابل المهام المجدولة، وتعديل التقديرات، وتقديم ساعات العمل الفعلية. ويستطيع المديرون الاستفادة من أدوات إعداد التقارير وبيانات المشاريع لقياس معدل استثمار طاقات الفريق واتخاذ قرارات الأعمال المناسبة.
Asana: يقدم Asana طيفاً واسعاً من الإمكانات ويُجيد كل ما يقدمه. تساعد ميزاته المستخدمين على إدارة الحملات التسويقية ورسم رحلات العملاء وبناء خرائط طريق المنتجات وجدولة الاجتماعات وتتبع التقدم وتعزيز التواصل. كما يُمكّن الفرق من إنشاء قوائم مهام شاملة، ومشاركة تفاصيل الإجراءات المطلوبة، وإسناد المهام، وتحديد المواعيد النهائية. ويتيح ذلك رصد المخاطر المحتملة في وقت مبكر، وضمان أعلى درجات الفعالية للمشروع، وهو الهدف الجوهري الذي يقوم عليه Asana. إنه تطبيق متعدد الاستخدامات بصرف النظر عن حجم فريقك العامل عن بُعد أو طبيعة دوره.
خدمات الدفع
PayPal: بوصفها واحدة من أوائل منصات الدفع الإلكتروني، تُعدّ PayPal وسيلة موثوقة لإرسال المدفوعات إلى أي طرف. وهي أكبر منصة دفع إلكتروني في العالم، ولذلك فهي ليست متخصصة في خدمة الموظفين عن بُعد. تدعم المنصة عملات وبنوكاً متعددة حول العالم، إلا أن ذلك ينعكس في رسوم قد تكون مرتفعة جداً بالنسبة للعاملين عن بُعد. فبما أنه يتعين دفع رسوم عند تحويل الأموال إلى حساب مصرفي، فإما أن يصل إلى الموظف عن بُعد مبلغ أقل مما دفعته، أو أن تتحمل أنت رسوماً إضافية منذ البداية. ومن مساوئ PayPal أيضاً أنها قد تجمّد الحسابات، وهو ما قد يُسبب إشكالاً عند صرف مبالغ كبيرة دفعةً واحدة للعاملين عن بُعد. لكنها سهلة الاستخدام وموثوقة عالمياً، وقد تكون نقطة انطلاق جيدة إن كان لديك فريق صغير.
TransferWise: مزود خدمة دولي للتحويلات المالية يركّز على جعل التحويلات المصرفية أقل تكلفة مقارنة بالبنوك التقليدية، وذلك عبر فرض رسوم تحويل منخفضة وشفافة وتحويل العملات دون أي هامش إضافي على سعر الصرف. تدعم الخدمة حالياً إرسال الأموال إلى 71 دولة ومن 43 دولة، وتغطي أكثر من 1,000 مسار تحويل بين 57 عملة. وتتيح معظم العملات إجراء تحويل مصرفي مباشر من بنك إلى آخر، فيما يُسمح في بعضها بالدفع باستخدام بطاقات الخصم والائتمان أو Apple Pay أو Android Pay.
RemotePass: منصة دولية للامتثال وكشوف الرواتب مخصصة للفرق العاملة عن بُعد. نتولى تبسيط عمليات إعداد المتعاقدين وصرف مدفوعاتهم لصالح الشركات العالمية التي تستعين بمتعاقدين عبر الحدود، بما يجعل إدارة الفرق الدولية أيسر للجميع. ومن خلال إعداد ذاتي سريع، وامتثال متدرّج خطوة بخطوة، ومدفوعات جماعية، وعمليات سحب مرنة، ودعم لتحصيل الضرائب، نُعين الشركات والعاملين عن بُعد على إدارة شؤونهم المالية حول العالم. وبفضل دعمنا لأكثر من 126 دولة و100 عملة، تحصل الشركات على عقود متوافقة مع القوانين المحلية وتستطيع صرف رواتب جميع موظفيها بنقرة واحدة.
تطبيقات التواصل
Slack: منصة تواصل تتيح لأعضاء الفريق الدردشة الفورية، وإنشاء قنوات مخصصة لفرق ومشاريع بعينها، بل وإجراء مكالمات صوتية ومرئية ضمن الخطط المدفوعة. وتسعى المنصة إلى «استبدال البريد الإلكتروني» عبر قنواتها القابلة للتنظيم وسلاسل المحادثات والرسائل الجماعية، مع إمكانية البحث في الملفات والرسائل عند الحاجة إلى شيء بعينه. كما يمكنك ربطها بـ Google Drive وغيره من منصات مشاركة الملفات، ما يجعل تبادل المستندات والتعاون عليها أكثر سهولة.
Glip: منصة تواصل أخرى، لكنها تقدم أيضاً ميزات التقويم وإدارة المشاريع، فهي خيار جيد إن كنت ترغب في الحصول على هذه الميزات جميعها في مكان واحد.
منصات البث المباشر: تُعدّ Zoom و Skype و Join.me و Google Meets من أبرز منصات البث المباشر. ويتوقف اختيار المنصة الأنسب على احتياجات شركتك وميزانيتها، إذ تتفاوت إمكاناتها وأسعارها فيما بينها.
Calendly: يساعدك Calendly على جدولة جميع تواصلاتك واجتماعاتك. وهو برنامج جدولة مؤتمت ومجاني يمكن ربطه بما يصل إلى ستة من تقاويمك ليوزّع الاجتماعات على فريقك تلقائياً وفق التوفر أو الأولوية أو التساوي، فضلاً عن إتاحة المجال للمدعوين لحجز مواعيدهم الفردية. ونحن في RemotePass نستخدم Calendly، وبصدق نستطيع القول إنه يوفر الكثير من الوقت. وداعاً لتبادل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تنتهي!
كيف تختار أفضل التطبيقات لفرقك العاملة عن بُعد
مع هذا الكمّ الهائل من الخيارات المتاحة، يغدو اختيار أفضل تطبيقات وتقنيات العمل عن بُعد لمؤسستك أمراً عسيراً. فالكثير منها يتمتع بميزات رائعة ويجعل تجربة العمل من المنزل أكثر يُسراً. وأياً كان التطبيق أو الخدمة الذي تختاره لدعم أعضاء فريقك العاملين عن بُعد، احرص على جمع الملاحظات وتتبع التقدم للتحقق من مدى إسهامه في تحسين الأداء والإنتاجية.
وإن جاز لنا أن نُسدي إليك نصيحة واحدة فهي: كلما كان الأمر أبسط، كان أفضل. فكلما قلّ عدد التطبيقات والبرامج التي تحتاج إلى فتحها وتتبعها، أصبح كل شيء أسهل. لا تريد أن تصل بك الحال إلى استخدام تطبيق لإدارة تطبيقاتك! ولهذا السبب تحديداً أنشأنا RemotePass: لنوفر لك إعداد الموظفين والامتثال والمدفوعات في منصة واحدة.
وبطبيعة الحال، فإن العمل عن بُعد ليس مقتصراً على العمل فحسب. فلتعزيز التركيز والإنتاجية، ننصحك بتجربة Brain.fm و Serene، وهما تطبيقان يعينانك على إنجاز عملك مع الحفاظ على صفاء ذهنك، من خلال فترات راحة محددة وتقليل المشتتات ودعم تحديد الأهداف.
