.svg){kind=logo}
منذ أن بدأت جائحة كورونا، قرر ملايين العاملين العمل عن بعد. لقد زاد العمل المنتظم في المنزل بنسبة 173% منذ عام 2005. حوالي 88% من الشركات شجعت أو طلبت من موظفيها العمل من المنزل بسبب الجائحة.
حوالي واحد في كل شخصين لا يرغب في العودة إلى الوظيفة إذا كانت لا تتضمن العمل عن بُعد.
وذلك لأن العمل عن بُعد يوفر الحرية للموظفين، وتوازنًا صحيًا بين العمل والحياة، وفرصة لقضاء وقت إضافي مع العائلة. ومع ذلك، يجب أن يكون لدى الشركات سياسات للعمل عن بعد لضمان الأداء الممتاز والعمل الجماعي والانضباط.
ما هي سياسات العمل عن بعد؟
سياسة العمل عن بعد هي اتفاقية دائمة أو مؤقتة بين الشركة وموظفيها للعمل من مكان غير المكتب. ستحدد السياسة تفاصيل محددة بين الشركة والموظف، والتي قد تشمل:
- عدد أيام العمل عن بعد
- نوع العمل
- الحقوق القانونية للموظفين
- أفضل الممارسات التي يجب اتباعها، مثل التواصل وساعات العمل والرفاهية والأمن السيبراني.
لماذا يجب على الشركات التفكير في إنشاء سياسة للعمل عن بعد؟
يجب على الجميع في فريقك التعرف على القواعد. إن وجود فريق يعمل خارج المكتب هو أمرمختلف عن العمل من داخل المكتب. إذا لم تكن لديك سياسة للعمل عن بُعد، فقد تخاطر بفقدان السيطرة. وبالتالي، يمكن أن يصبح الموظفون عن بعد غير منتجين، ويفتقرون إلى التواصل، ويفتقدون إلى الروح المعنوية.
فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تجعل شركتك البعيدة بحاجة إلى سياسة العمل عن بُعد:
- توفير الوضوح
أكبر مشكلة تواجهها الفرق عندما يذهب الموظفون عن بعد هي التواصل الضعيف. العديد من الموظفين متحمسون للغاية بشأن العمل عن بعد، لكن شركتك بحاجة إلى توفير توجيه واضح قبل السماح للموظفين بالعمل عن بعد. علاوة على ذلك، يجب عليك التأكد من أن شركتك توضح جميع مسائل الأجور والضرائب والموارد البشرية والتدريب وساعات العمل والتدريب المباشر قبل أن يبدأ الموظفون العمل عن بُعد.
- جعل العمل عن بُعد قابلاً للتطوير
اعتمادًا على استراتيجية عملك، قد يتم تطبيق سياسة العمل عن بعد على أعداد كبيرة من فريق العمل. إذا كانت لديك سياسة العمل عن بعد، فستساعد شركتك على البدء من المكان الصحيح. في المقابل، ستواجه الكثير من العمل وتكاليف إضافية لتتبع الموظفين والعثور عليهم إذا لم يكن لديك سياسة العمل عن بُعد. ولذلك، يصبح من الصعب توسيع نطاق عملك.
- زيادة قيمة الموظف
قد تؤدي إمكانية العمل عن بُعد إلى تقليل تكاليف التوظيف، وجذب المواهب، وزيادة الإنتاجية، وتعزيز القيمة للموظفين. يصبح كل ذلك ممكنًا عندما يكون لديك سياسة عمل عن بُعد لدعم هذه الأهداف. تتيح سياسة العمل عن بُعد الفرصة لتحديد ما تأمل شركتك في الحصول عليه من توفير خيارات العمل عن بُعد. ونتيجة لذلك، سوف يفهم العاملون عن بعد قيمتهم الخاصة، وآفاقهم المستقبلية، وكيف يمكنهم الاستفادة من العمل عن بعد.
- تقليل مخاطر الامتثال
يمكن لسياسة العمل عن بُعد تقليل فرصة المخاطرة قبل ظهورها. هناك العديد من عوامل الخطر، مثل حجب الرواتب، وقضايا الهجرة، وتغيير الولايات القضائية الضريبية. بدون سياسة العمل عن بُعد، قد تعرض موظفيك وشركتك لمخاطر قانونية ومالية غير ضرورية.
- تعزيز استراتيجية عملك
يمكن لسياسة العمل عن بُعد أن تساعد في دفع موظفيك إلى الدخل الذي يريدونه وتعزز استراتيجية عملك. تفضل بعض الشركات أن يحضر موظفوها إلى مكاتبهم بانتظام، بينما تفضل شركات أخرى أن يعمل موظفوها بعيدًا تمامًا. وفي كلتا الحالتين، يمكن للتخطيط المدروس وسياسة العمل عن بعد عالية الجودة أن يساعدا مؤسستك على تحقيق استراتيجية أعمالها.
الأساسيات لإنشاء سياسة ممتازة للعمل عن بُعد
كل شركة مختلفة. لذلك ستقوم كل شركة بإنشاء العديد من سياسات العمل عن بُعد. تركز معظم الشركات على المجالات التالية في سياسة العمل عن بُعد:
- تحديد الأهداف
- المعدات
- ساعات العمل
- الأمن الإلكتروني
- الرفاهية
- التواصل
دعونا ننظر إلى هذه السياسات بشكل منفصل:
- تحديد الأهداف
من الأسهل بكثير تحديد أهداف تنظيمية واضحة عندما يكون جميع موظفيك في مكاتبهم. ومع ذلك، عندما لا يشرف المديرون وقادة الفرق باستمرار على الموظفين، يصبح تحديد الأهداف أمرًا صعبًا. لهذا السبب يجب عليك معالجة تحديد الأهداف ضمن سياسة العمل عن بُعد الخاصة بهم.
- وضوح الهدف لديه تأثير مباشر مثبت على الدافع العام داخل مكان العمل
- حوالي 90% من الموظفين يؤدي أداءً أفضل عندما يكون لديهم أهداف ذات صلة وتحفيزية
- أظهرت دراسة من جامعة تكساس أن تحديد الأهداف يبقي الشركات متسقة في نجاح الأعمال
يمكنك تنفيذ الشعبية طريقة SMART المشهورة- المعروفة أيضًا بتحديد أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وفي الوقت المناسب - في سياسة العمل عن بُعد الخاصة بك. وبعد ذلك، يمكنك دعم موظفيك عن بعد وتوجيههم نحو الأهداف من خلال التدريب المباشر.
- الأمن الإلكتروني
يواجه الأشخاص الذين يعملون من أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم خارج المكتب مخاطر الأمن السيبراني أكثر من أولئك الذين يعملون في المكتب. ويتوقع الخبراء أن الإنفاق على منتجات الأمن السيبراني سوف ينمو إلى 1 تريليون دولار في السنوات الخمس المقبلة.
وبحلول نهاية عام 2021، يتوقع الخبراء أن يتطور الأمن السيبراني ليكلف العالم 46 تريليون. وذلك لأن الجرائم الإلكترونية آخذة في الارتفاع، لا سيما مع تزايد عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد ويستخدمون الإنترنت لأداء المهام اليومية.
- الشركات التي تمكنت من احتواء خرق الأمن السيبراني في غضون 30 يومًا وفرت أكثر من 1 مليون دولار
- توقع الخبراء أنه سيكون هناك هجوم إلكتروني كل 11 ثانية في عام 2021
- تستهدف 43% من الهجمات الإلكترونية الشركات الصغيرة، ومع ذلك فإن 14% منها فقط تمتلك الأدوات اللازمة للدفاع عن نفسها
يجب أن تتضمن سياسة العمل عن بُعد الخاصة بك تفاصيل المخاطر، وأن تقدم إرشادات واضحة حول المخاطر، وتقدم تعليمات مفصلة حول ما يجب فعله إذا تم تضمين أمن شركتك. على سبيل المثال، فإن التنويه على الموظفين عن بُعد بقفل أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم عندما يكونون بعيدًا عن أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم يمكن أن يمنع حدوث مشاكل.
- رفاهية الموظف
كانت جائحة كورونا حدثاً مروعًا بالنسبة للصحة النفسية للناس. وفقا لتقارير، عانى أكثر من نصف القوى العاملة في الولايات المتحدة من مشكلات تتعلق بالصحة العقلية أثناء تفشي فيروس كورونا (كوفيد-19). يؤدي ضعف الصحة النفسية بين العاملين عن بُعد إلى ضعف الإنتاجية وضعف الأداء وانخفاض الروح المعنوية.
يتمتع العمل عن بُعد بفوائد هائلة، لكنه قد يشعر بالوحدة بالنسبة للعديد من الموظفين. ومع ذلك، يمكن لشركتك المساعدة في رفاهية الموظفين من خلال تنظيم أحداث الفريق عبر زووم. ما يزيد عن 50% من الشركات تستخدم اجتماعات الفيديو أكثر مما كانت عليه قبل الوباء. على الرغم من أن موظفي الشركة لا يتواجدون فعليًا في المكتب، فمن الممكن تشجيع التواصل من خلال التطبيقات الرقمية.
بالإضافة إلى ذلك، وجدت دراسة العمل عن بُعد التي أجريت أثناء الوباء أن أكثر من النصف من الأشخاص كانوا يعانون من آلام وأوجاع جديدة منذ العمل عن بُعد. من المهم أن يقضي الموظفون وقتًا في المشي وممارسة الرياضة، ويمكن لسياسة العمل عن بُعد أن تشجع العاملين على أن يصبحوا نشطين خلال النهار.
- التواصل
شعرت آلاف الشركات في جميع أنحاء العالم بالقلق بشأن التواصل عندما بدأ الوباء. قد يكون من الصعب الحفاظ على التواصل عندما لا يكون الفريق متواجدًا في المكتب، ويؤدي ضعف التواصل إلى العزلة والصحة العقلية السلبية وضعف الروح المعنوية.
- يشير أحد التقارير إلى أن ضعف التواصل يكلف الشركات الكبيرة 62.4 مليون دولار سنويا
- حوالي 74% من الموظفين يشيرون ضمنًا إلى أن ضعف التواصل يجعلهم يشعرون بأنهم يفتقدون معلومات حيوية
- من المذهل أنه 57% من الموظفين لا يتلقون توجيهات واضحة من قادتهم
ومع ذلك، يمكن لسياسة العمل عن بُعد منع مشاكل التواصل. يمكن للسياسة تخصيص أوقات تواصل محددة وأحداث اجتماعية عن بعد. يجب عليك التأكد من أن التواصل يتم في اتجاهين، وليس من أعلى إلى أسفل لضمان أفضل أداء.
ستحتاج إلى أن يقدم موظفوك تعليقات منتظمة لك لأنك لا تشرف عليهم بشكل مباشر. بدون تعليقات، سيكون من الصعب قياس ما إذا كانوا سعداء وكيف يمكنك تحسين شركتك.
- ساعات العمل
ولعل الجانب الأكثر جاذبية للعمل عن بُعد هو المرونة في الوقت. ومع ذلك، إذا كانت المنظمة تكافح من أجل إدارة مرونتها، فإنها تصبح ذات نتائج عكسية حقًا. غالبًا ما يؤدي ذلك إلى أن يكون الأشخاص متاحين عندما لا يكونون مرغوبين أو يفعلون ذلك أكثر مما ينبغي ويعملون بعد مواعيد العمل.
لذلك، من الضروري إدراج ساعات العمل في سياسة العمل عن بُعد الخاصة بك. يجب عليك معرفة أفضل الساعات للموظفين. وفي المقابل، ستعزز مشاركة الشركة والأداء والكفاءة والإنتاجية.
تحتاج أيضًا إلى أنظمة معمول بها لتتبع ساعات العمل وإدراج تلك الأنظمة في سياسة العمل عن بُعد. تسمح لك هذه الأنظمة بمعرفة الموظفين الذين يعملون لساعات قليلة جدًا أو كثيرة جدًا، دون المساس بالمرونة.
- معدات العمل
على الرغم من أن معدات العمل غالبًا ما تصبح منطقة رمادية عندما يعمل الموظفون عن بُعد، لا ينبغي أن يكون الأمر كذلك. أنت بحاجة إلى سياسة عمل عن بُعد توضح بوضوح الجهة التي توفر معدات العمل، ومن يقوم بتركيب معدات العمل، ومن المسؤول عن صيانة معدات العمل.
على سبيل المثال، هل يمكن لموظفيك استخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بالشركة في المنزل أو في أوقاتهم الخاصة؟ هل يمكنهم تثبيت برامجهم الخاصة من الإنترنت؟ وهل يمكنهم السفر بالكمبيوتر المحمول؟ غالبًا ما يؤدي الفشل في القيام بذلك إلى تلف المعدات وفقدانها وزيادة المصروفات.
خاتمة
مع استمرار العالم في مساره نحو العمل عن بعد، من الضروري أن يكون لديك فريق عمل ملتزم عن بُعد. من خلال سياسة العمل عن بُعد الصحيحة، سيعمل موظفوك عن بُعد على تقديم أفضل ما لديهم من مواهب في عالم رقمي دائم النمو.
إذا كنت تتطلع إلى تبسيط عمليات الإعداد والتوظيف وكشوف المرتبات لفريقك البعيد، تواصل معنا اليوم لنرى كيف يمكننا مساعدتك.
.svg)
.svg)
