كانت الشركات تعمل عن بُعد قبل جائحة COVID-19. ولكن أدى الوباء إلى إجراءات إغلاق قوية على مستوى العالم، والتي شجعت المزيد من الشركات على تبني العمل عن بُعد. في دول مثل الولايات المتحدة الأمريكية، ارتفع عدد الموظفين الذين يعملون عن بُعد إلى أربعة أضعاف على الأقل مقابل عددهم قبل الوباء.

‍

يؤثر هذا الاتجاه المتزايد نحو العمل عن بُعد على العالم كله، وقد تستفيد الشركات من خلال تنفيذ إجراءات للتكيف مع بيئة العمل المتغيرة. على الرغم من الفوائد العديدة لإنتاجية العمل عن بُعد، تحتاج الشركات إلى تنفيذ استراتيجيات لتحقيق أقصى استفادة من مستقبل العمل.

‍

في هذه المقالة، سنستكشف العلاقة بين العمل عن بُعد والإنتاجية، بحيث يمكن للشركات وموظفيها زيادة تعاونهم المستقبلي إلى أقصى حد.

ما هو العمل عن بُعد؟

‍

العمل عن بُعد هو نظام يسمح للموظفين بالعمل في مكان خارج الشركة. تعود بداية العمل عن بُعد إلى الثمانينيات. رغم أنه ليس مفهومًا جديدًا، لكنه اكتسب مؤخرًا المزيد من الجاذبية.

‍

إن التحول في المفهوم الثقافي فيما يعتبر مكان مناسبًا للعمل يضغط على الشركات لخلق بيئة مناسبة لازدهار العمل عن بُعد. ولكن تحتاج الإدارة إلى اتخاذ خطوات للاستفادة من فوائد العمل عن بُعد بنجاح - وللحد من المخاطر المحتملة.

‍

لقد حول العمل عن بُعد مكان العمل، وأصبح من الضروري الاعتراف بالآثار المحتملة وكيفية الاستفادة من الفوائد الرئيسية منها.

لماذا العمل عن بُعد مهم؟

‍

يعتمد العمل عن بُعد بشكل أساسي على تكنولوجيا وأساليب التواصل حتى يتمكن الموظفون من التعاون والعمل في اتجاه واحد ويمكنهم ايضاح انجازاتهم. كان العمل عن بُعد مسؤولاً عن العديد من المزايا التالية:

• مزيد من المرونة. يتخذ الموظفين والشركات الإجراءات الأنسب للموظفين.
• زيادة الاستقلالية. زادت سيطرة الموظفون على ظروف عملهم وطرق تنفيذها.
• توازن أفضل بين العمل والحياة. أكد الموظفين عن بُعد على تمتعهم بسعادة أكبر بنسبة 20٪ من الموظفين التقليديين.
• وقت اقل للتنقل. يمكن للموظفين العمل من المنزل
• زيادة الإنتاجية. تعود زيادة الإنتاجية إلى العديد من العوامل، مثل بيئة العمل المريحة.
  
  

ليست هذه سوى عدد قليل من الفوائد الرئيسية للمؤسسات والشركات.ولكن الإنتاجية هي إحدى الفوائد التي يحددها تصور المديرين للتغييرات التي يسببها العمل عن بُعد. وذلك لأن العمل عن بُعد يمكن أن يعزز الإنتاجية عندما يُدار بشكل جيد.

العمل عن بُعد والإنتاجية

في البداية، ظنت العديد من المؤسسات و الشركات أن العمل عن بُعد سيؤدي إلى تراجع الإنتاجية حيث يمكن أن يشتت انتباه الموظفين بسبب راحة العمل من المنزل. ومع ذلك، فقد أوضحت دراسات متعددة حول الموظفين الذين يتبعون نظام العمل عن بُعد أو الهجين أنها أنظمة تستحق الدعم من المديرين.

‍

في الواقع، يساهم العمل عن بُعد في زيادة الإنتاجية. وذلك لأن الموظفين الذين يعملون من المنزل من المرجح أن يعملوا لساعات طويلة؛ حيث أن ما لا يقل عن 40٪ من الموظفين يعملون لساعات أطول من المنزل مقارنة بالمكاتب التقليدية. توضح الدراسات أن أيام العمل الممتدة للموظفين العاملين عن بُعد أطول من العاملين من المكاتب بـ 48.5 دقيقة على الأقل.

بينما ليس من الضرورة أن يرتبط العمل لمدة أكثر بالإنتاجية، وجدت دراسة من المرصد الاقتصادي أن الموظفين العاملين عن بُعد يكونوا أكثر إنتاجية بنسبة تتراوح بين 3 و 4٪، في المتوسط أكثر من العاملين من المكتب - حيث أبلغ 39.7٪ من الأفراد عن زيادة الإنتاجية عندما العمل عن بُعد.

على الرغم من عمل الموظفين عن بُعد لساعات أطول، فقد شهدوا أيضًا تحسنًا كبيرًا في الموازنة بين العمل والحياة الشخصية مقارنة بمن يعملون في مكان عمل تقليدي، مما يلغي الحاجة إلى التنقلات الطويلة أو يتيح المرونة لإدارة المهام الأخرى خلال اليوم. يعني تحقيق التوازن بين العمل والحياة أن الموظفين أكثر سعادة - وهذا بدوره يساهم في زيادة الإنتاجية.

بالإضافة إلى ذلك، ترتفع الإنتاجية لأن الموظفين يعانون من ضغوط أقل، نظرًا لأن لديهم استقلالية في عملهم ومواعيدهم ووظائفهم. لذلك، يصنع الموظفون عن بُعد بيئة مواتية تسمح لهم بتقليل مستويات التوتر لديهم.

من المتوقع أن يسمح تعزيز بيئة تدعم التوازن بين العمل والحياة وتحافظ بشكل عام على سعادة الموظفين بتشجيع المشاركة والمرونة والإبداع من جانبهم.

كيف تحصل على أقصى استفادة من مستقبل العمل

في حين أن العلاقة بين العمل عن بُعد والإنتاجية واضحة، لا تزال المنظمات تواجه التحديات الرئيسية للتكيف مع بيئة العمل الجديدة. بينما يعمل الموظفون عن بُعد لساعات أطول ويحققون المزيد، هناك مخاطر كبيرة على صحتهم. هذا لأن الموظفين يعملون خارج نطاق المكاتب التقليدية.

تحديات الإنتاجية في العمل عن بُعد

إن التغلب على التحديات المحتملة للإنتاجية وتوقع حدوثها مسبقاً عند العمل عن بُعد أمر يقع على عاتق المديرين وفرق العمل على حد سواء. من المؤكد أن عدم الاستجابة بفعالية لهذه التحديات سيؤثر على معدل الإنتاجية. تشمل هذه التحديات:

● فقدان التركيز والتناسق

● الإدارة التفصيلية والتدخل الإداري المبالغ فيه

● دائرة التعليقات والتغذية المرتدة غير الفعالة

● العزلة الاجتماعية

● الإغراءات والمماطلة

● مخاطر تسرب البيانات والانقطاعات التكنولوجية.

ومن ثم، يمكن للحلول التالية أن تسمح للمديرين بالاستفادة إلى أقصى حد من العمل عن بُعد:

1. زيادة مشاركة فرق العمل

يمكن معالجة نقص التركيز والتناسق من خلال إعطاء الأولوية لمشاركة الفريق. يجب على المدير التأكد من توافق الموظفين مع أهداف الشركة لتحقيق إنتاجية العمل عن بُعد. يمكن للموظفين فهم رؤية الشركة من خلال التأكيد عليها بشكل مستمر من قبل المديرين.

ويشمل ذلك إعادة تقييم الأهداف التنظيمية وإعادة تعريف كيفية تواصل الموظفين مع هدف الشركة مما يسمح لهم بفهم هدفهم بالكامل وتحقيق أهداف الإنتاجية. يمكن تحقيق مشاركة الفريق من خلال عقد اجتماعات ومقابلات افتراضية.

2. إدارة الوقت الفعالة

يساعد اعتماد المديرين على العديد من أدوات الإدارة على معالجة أوجه القصور لدى الموظفين. تمتلك أدوات إدارة المشاريع مثل Trello واجهة رسومية مذهلة وسهلة الاستخدام، تدعم تتبع وتناسق الفريق المشارك في المشاريع. هذا يضمن سهولة الوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع.

في حين أن المهام المختلفة لها مواعيد نهائية، إلا أن الموظفين عن بُعد لا يزالون يتمتعون بالمرونة لتنفيذ العمل والوفاء بالموعد النهائي والأهداف. تقدم أدوات الإدارة إرشادات بدلاً من إطار عمل ثابت يحتاج الموظفون إلى اتباعه.

3. تخطيط عملية التعليقات والتغذية المرتدة

التغذية المرتدة هي واحدة من أكثر الأدوات القيمة التي تعزز الإنتاجية لأي مؤسسة. ومع ذلك، فإن العمل عن بُعد يخلق تحديات حيث يحتاج المديرون إلى مساعدة في رؤية تقدم الموظفين. يمكنك تسيير العمل بطريقة تعاونية من خلال توفير نماذج ملاحظات متنوعة، مثل رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بأداء أعضاء الفريق.

يمكن أن تكون التعليقات إيجابية لتوضيح أن المدير يهتم بعمل الموظفين وله تأثير إيجابي على إنتاجية العمل عن بُعد. تسمح أدوات الاستبيان للموظفين بإبداء الملاحظات وتوجيه المديرين في تطوير بيئة العمل عن بُعد وتحسينها.

4. البحث عن طرق إبداعية لتحفيز الموظفين

يمكنك إيجاد طرق إبداعية لتحفيز الموظفين، حيث سيؤدي ذلك إلى تحسين التوازن بين العمل والحياة وزيادة الإنتاجية. لذلك، يحتاج المديرون إلى التأكد من أن الأنشطة التي ستتم في مكان العمل التقليدي يتم تنفيذها في مساحة العمل الافتراضية. يمكن أن يؤدي الاحتفال بالمواعيد الخاصة للموظفين، مثل الذكرى السنوية وأعياد الميلاد، في مكان العمل الافتراضي إلى المزيد من مكافآت الإنتاجية.

تتيح لك برامج التعرف والتقدير للموظفين تحفيز الموظفين عن بُعد مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية. تضمن البرامج أن مستوى عالٍ من السلوك لا يزال قابلاً للتطبيق في مكان العمل البعيد الجديد. سيسمح استخدام الأدوات الصحيحة للمؤسسة بإدارة هذه المفاهيم البسيطة.

5. تطبيق "أمان العمل عن بُعد"

تتمثل إحدى طرق مواجهة تحديات العمل عن بُعد في أن يكون لديك استراتيجية أمنية لمواجهة التهديدات السيبرانية المختلفة. يسمح حل الحوسبة السحابية المركزية للموظفين بالوصول إلى البيانات من موقع مركزي. علاوة على ذلك، يمكن للمديرين تنفيذ ميزات أمان أخرى، مثل فحص البرامج الضارة، لحماية الموظفين وبيانات المؤسسة.

علاوة على ذلك، يجب على المديرين تزويد الموظفين عن بُعد بالمعدات للعمل عن بُعد. لذلك، يمكن لاختبار اتصالات الإنترنت للموظفين تحديد مساهمتهم في إنتاجية الشركة.

6. توفير أدوات التواصل الصحيحة

في العمل عن بُعد، يجب على المديرين استخدام قنوات التواصل الرسمية وغير الرسمية. تدعم مجموعة من الأدوات المديرين في تحديد أولويات المهام وتوصيل الرسائل بشكل صحيح.

تُعد قنوات الاتصال غير الرسمية ضرورية في العمل عن بُعد لأنها تبني علاقات الموظفين بشكل فعال. يجب أن تسمح استراتيجيات التواصل بالاتصال ثنائي الاتجاه حيث يمكن للموظفين طلب المساعدة في حالة وجود تحديات أو دعم إضافي.

الحلول الحالية لمساعدة المنظمات في إدارة إنتاجية العمل عن بُعد

ستؤدي الإدارة الصحيحة للعمل عن بُعد إلى تحسين الإنتاجية. ومع ذلك، فإن الإدارة الصحيحة لجميع الجوانب تمثل تحديًا، لا سيما في توظيف العمال عن بُعد. لذلك، فإن تحسين عملية التوظيف يضمن أن تكون الشركة في وضع جيد لتحقيق أهدافها الإنتاجية.

يجب على المدير اتخاذ قرارات حاسمة فيما يتعلق بتعيين المتعاقدين والموظفين وفي الإعداد وإدارة كشوف المرتبات والمهام الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية. يمكن أن يؤدي تعقيد هذه القرارات إلى إعاقة إنتاجية الشركة، خاصةً عند اتخاذ قرارات خاطئة في نقاط حرجة.

على سبيل المثال، تدعم ريموت باس عمليات التوظيف والإعداد والإدارة عن بُعد، مما يوحد إدارة العمل عن بُعد في حل واحد سهل الاستخدام.

بينما يبدو تحقيق إنتاجية العمل عن بُعد أمرًا صعبًا للوهلة الأولى، يمكن أن تصبح العملية سهلة مع المقدار المناسب من الدعم والأدوات.

الملخص

يعتبر العمل عن بُعد هو المستقبل. يؤثر هذا الاتجاه على العالم ويُطالِب المنظمات بالاستجابة له ودعم إنتاجية العمل عن بُعد. ففي النهاية، القيام بذلك سيعود بفوائد كبيرة على الشركات والموظفين على حد سواء.

على الرغم من مزايا العمل عن بُعد، يجب أن يكون المديرون على دراية بالتحديات. نتيجة لذلك، يجب على المديرين اتخاذ العديد من القرارات حول كيفية تنفيذ العمل عن بُعد، مثل اختيار الحلول المصممة لغرض معين، مثل ريموت باس. وعلى كل حال، من المتوقع أن يسبب العمل عن بُعد في نقل الإنتاجية إلى المستوى التالي، عندما يتم إدارته بشكل جيد.

‍