إذا كنت تدير رواتب الموظفين أو تعمل في الإمارات، فمن المحتمل أنك على دراية بنظام حماية الأجور (WPS)، وهو عنصر أساسي في قانون العمل الإماراتي تم تطويره من قبل وزارة الموارد البشرية والتوطين (MoHRE) ومصرف الإمارات المركزي (CBUAE) لضمان حصول الموظفين على أجورهم في الوقت المحدد وبطريقة دقيقة.

بالنسبة لمحترفي الموارد البشرية، ومديري المالية، وأصحاب الأعمال الذين يعملون في البر الرئيسي لدولة الإمارات، أو في مناطق DMCC وجافزا، يمكن أن يكون الامتثال لنظام حماية الأجور (WPS) تحديًا يوميًا، خاصة عندما يتعلق الأمر بضمان أن معالجة الرواتب تتماشى مع القوانين المتغيرة.

في هذه المقالة، نقدم نظرة تفصيلية حول متطلبات نظام حماية الأجور (WPS) ونوضح كيف تجعل ريموت باس، وهي مزود رواتب متوافق مع النظام، معالجة الرواتب بسيطة وتضمن المدفوعات في الوقت المحدد عبر مناطق الامتثال التنظيمية في الإمارات.

فهم متطلبات نظام حماية الأجور حسب منطقة دولة الإمارات العربية المتحدة

في البداية، كان نظام حماية الأجور يطبق فقط على الشركات الواقعة في البر الرئيسي بدبي، بينما كانت المناطق الحرة مستثناة من النظام. ومع ذلك، تغير هذا الوضع على مر السنين. فقد تبنت المناطق الحرة مثل مركز دبي للسلع المتعددة (DMCC) وهيئة المنطقة الحرة بجبل علي (JAFZA) نظام حماية الأجور (WPS) لحماية الموظفين من الاستغلال.

فيما يلي ندرس كيفية تنفيذ كل منطقة لنظام حماية الأجور.

شركات البر الرئيسى

ينص قرار العمل رقم 43 لعام 2022 على أن جميع أصحاب العمل في البر الرئيسي يجب أن يلتزموا باللوائح التالية فيما يخص نظام حماية الأجور (WPS):

• يجب تسجيل الموظفين الجدد في نظام حماية الأجور خلال 30 يومًا من تاريخ التوظيف.
• يتم استحقاق الرواتب عبر نظام حماية الأجور في اليوم التالي لتاريخ الدفع المحدد في عقد العمل.
• تعتبر الرواتب متأخرة إذا لم يتم دفعها بعد مرور 15 يومًا من تاريخ الاستحقاق.
• يجب دفع 90% من رواتب الموظفين خلال الشهر، وأي إجازة غير مدفوعة الأجر يجب الإبلاغ عنها لوزارة الموارد البشرية والتوطين.
• يجب دفع 80% من الرواتب خلال الشهر وتوثيق أي خصومات.
• يجب دفع الرواتب عبر نظام حماية الأجور مرة واحدة في الشهر، بغض النظر عما إذا تم الاتفاق بين صاحب العمل والموظف على يوم دفع محدد.

بعض فئات الموظفين مستثناة من نظام حماية الأجور، وتشمل:

• الموظفين الذين قدموا دعوى قضائية تتعلق بالأجور.
• من تم الإبلاغ عن تركهم للعمل.
• الموظفين الجدد ضمن 30 يومًا من فترة استحقاق أجورهم.
• الموظفين في إجازة غير مدفوعة الأجر.
• الموظفين الأجانب الذين يعملون لدى شركات أو فروع أجنبية ويتلقون رواتبهم من الخارج.

تبدأ حالة عدم الامتثال عندما تظل الرواتب عبر نظام حماية الأجور غير مدفوعة لمدة 15 يومًا بعد تاريخ الاستحقاق. تشمل العقوبات حظر تصاريح العمل، اتخاذ إجراءات قانونية، وغرامات تصل إلى 5,000 درهم لكل موظف متضرر، بحد أقصى 50,000 درهم في حالة تعدد الموظفين.

مركز دبي للسلع المتعددة (DMCC)

تبنى مركز دبي للسلع المتعددة نظام حماية الأجور في 15 فبراير 2023، وبدءًا من يناير 2024، بدأ هذا المركز في تطبيق عقوبات عبر البوابة وفرض غرامات على المخالفين. بالإضافة إلى اللوائح المذكورة أعلاه للبر الرئيسي، هناك متطلبات خاصة بهذه المنطقة:

• يجب على جميع الشركات المسجلة في DMCC تسجيل موظفيها الذين يحملون تأشيرة عمل نشطة أو منتهية الصلاحية أو بطاقة هوية دائمة (PIC) ضمن نظام حماية الأجور.
• يجب على أصحاب العمل تسجيل الموظفين الجدد لتحويل الرواتب فور إصدار بطاقة عمل الشركة (CEC) والموافقة على طلب بطاقة الهوية الشخصية (PIC).
• يجب دفع الرواتب بعملة الدرهم الإماراتي.
• يُستثنى المساهمون في شركات DMCC من نظام حماية الأجور. ليس من الضروري دفع رواتبهم عبر النظام، لكن يمكن للمساهمين الذين يحملون CEC أو PIC تحت الشركة طلب إدراجهم يدويًا في نظام حماية الأجور.
• يجب على أصحاب العمل عدم خصم رسوم البنوك أو مكاتب الصرافة من رواتب الموظفين.
• يجب أن تتم جميع التحويلات عبر قائمة البنوك ومكاتب الصرافة المعتمدة من DMCC.

المنطقة الحرة بجبل علي (جافزا) 

قدمت جافزا نظام حماية الأجور في عام 2012، مع اتباع نفس اللوائح كما في بقية الإمارات. ومع ذلك، بغض النظر عن تاريخ الاستحقاق المحدد في عقد العمل، يجب دفع الرواتب بحلول اليوم 19 من الشهر التالي. إذا تأخر صاحب العمل عن الدفع، فسيتم فرض غرامة ولن يكون بإمكانه التقدم للحصول على تصاريح عمل جديدة مع جافزا.

قد لا تفرض منطقة جبل علي الحرة (جافزا) عقوبات على الشركات التي تخلفت عن السداد إذا قدمت أسبابًا ملموسة لتبرير الانتهاك. على سبيل المثال، إذا لم يقم صاحب العمل بدفع راتب موظف أو دفع جزء منه فقط بسبب إجازة غير مدفوعة. يمكن لصاحب العمل إنشاء رقم طلب خدمة (SR Number) عبر بوابة دبي التجارية وتقديم مستندات تبرير لإثبات أن الدفع غير الصحيح لم يكن نتيجة إهمال. وبعد مراجعة الطلب وفحص الأدلة المقدمة، قد تقرر جافزا عدم فرض غرامة بناءً على المعلومات المقدمة.

الخطوات الأولية للتحضير لتطبيق نظام كشوف المرتبات المتوافق مع نظام حماية الأجور

قبل إعداد كشوف المرتبات الخاصة بك المتوافقة مع نظام حماية الأجور، قم بما يلي:

تقييم عمليات الرواتب الحالية

قم بتقييم سير عمل الرواتب الخاص بك لتحديد أوجه القصور التي تحتاج إلى تحسين لتتوافق مع متطلبات نظام حماية الأجور (WPS). يحدد هذا التقييم ما إذا كانت هناك حاجة لأدوات جديدة أو تحديثات لضمان الدقة في المدفوعات وتقليل مخاطر الأخطاء البشرية التي تؤدي إلى عدم الامتثال.

اختر مزود كشوف المرتبات متوافق مع نظام حماية الأجور

يعمل نظام الرواتب الآلي على تبسيط عملية الرواتب وتقليل مخاطر العقوبات عند إدارة نظام حماية الأجور. قبل الاستثمار في أي نظام، تحقق من أن مزود الخدمة يتوافق مع اللوائح الإماراتية ويعطي الأولوية لأمان البيانات.

تعتبر ريموت باس مزودًا للرواتب ذو خبرة في التعامل مع نظام حماية الأجور (WPS) للشركات الإماراتية العاملة في البر الرئيسي، وDMCC، وجافزا. بفضل فحوصات الامتثال والتكامل الآمن مع البنوك، توفر منصتنا الحماية لشركتك من المخاطر المحتملة المتعلقة بعدم الامتثال.

كيفية إعداد نظام الرواتب ليتوافق مع نظام حماية الأجور

بمجرد الانتهاء من إعداد نظام الرواتب الخاص بك، اتبع الخطوات التالية لجعله متوافقًا مع نظام حماية الأجور:

افتح حسابًا مصرفيًا متوافقًا مع نظام حماية الأجور (WPS).

قبل التسجيل في نظام حماية الأجور، يجب فتح حساب لدى بنك معتمد من وزارة الموارد البشرية والتوطين (MoHRE) يعمل داخل الإمارات. هذه البنوك مؤهلة للتعامل مع الرواتب وإرسال تقارير المدفوعات بتنسيقات متوافقة.

توفر ريموت باس تكاملًا سلسًا مع هذه البنوك المعتمدة، مما يجعل من السهل معالجة رواتب الموظفين في الإمارات من خلال دفعة واحدة بالدرهم الإماراتي. بالإضافة إلى ذلك، ينشئ نظامنا ملفات رواتب نظام حماية الأجور (WPS) لكل فترة، والتي تتضمن تفاصيل الرواتب وجداول الدفع.

التسجيل لدى وزارة الموارد البشرية والتوطين (MoHRE)

بعد فتح حساب مصرفي معتمد، قم بالتسجيل في نظام حماية الأجور عبر موقع وزارة الموارد البشرية والتوطين واحصل على بيانات تسجيل الدخول. إلى جانب امتلاك حساب مصرفي، إليك المتطلبات الأخرى للتسجيل:

• عقد مع وكيل نظام حماية الأجور – سواء بنك، أو مكتب صرافة، أو شركة تقنية مالية، أو مؤسسة مالية مسجلة لدى وزارة الموارد البشرية والتوطين – وهو المسؤول عن دفع أجور الموظفين.
• دفع ما لا يقل عن 70% من إجمالي عدد الموظفين (باستثناء من هم في إجازات غير مدفوعة الأجر) ودفع ما لا يقل عن 75% من رواتبهم أو أجورهم.
• دفع الرواتب عبر نظام حماية الأجور ضمن المواعيد المحددة في القرار الوزاري رقم 788 وتعديلاته في القرار الوزاري رقم 739 لعام 2016.
• تغطية أي رسوم بنكية أو تكاليف مقدمي الخدمات أو نفقات أخرى مرتبطة بعملية الدفع ضمن نظام حماية الأجور.

تكوين برنامج الرواتب لتلبية متطلبات نظام حماية الأجور

لتتماشى مع متطلبات نظام حماية الأجور، أدخل البيانات الخاصة بالشركة، مثل أسماء الموظفين ومعلومات الرواتب، أرقام الهويات، تفاصيل الحسابات المصرفية، الخصومات، وجداول الدفع في برنامج الرواتب. تأكد من أن أداة الرواتب تتكامل مع وكيل نظام حماية الأجور المختار لتقديم كشوف الرواتب تلقائيًا وضمان مدفوعات متوافقة.

هذا هو مجال تميز ريموت باس. يقدم نظامنا تكاملاً مدمجًا مع نظام حماية الأجور يجعل الإعداد مع منصة وكيل نظام حماية الأجور أسرع. كما يطبق تلقائيًا خصومات الرواتب والجداول الزمنية لضمان السجلات الدقيقة والمدفوعات الدقيقة دائمًا.

إعداد ملف معلومات الرواتب (SIF)

يُعد ملف معلومات الرواتب (SIF) نموذجًا موحدًا يحتوي على تفاصيل حول الموظفين، بما في ذلك الأجر الأساسي، البدلات، المكافآت، والخصومات، والتي يتم تسجيلها في جدول Excel. يجب تقديم ملف SIF على بوابة نظام حماية الأجور عند دفع الرواتب.

يتكون توثيق ملف SIF من مكونين:

1. سجل تفاصيل الموظف (EDR): يحتوي على المعلومات الأساسية للموظفين.
2. سجل التحكم في الرواتب (SCR): يتضمن تفاصيل الرواتب.

تفاصيل سجل الموظف (EDR) التي يجب تضمينها في ملف SIF:

• رقم بطاقة العمل المكون من 14 رقمًا.
• رمز البنك المخصص من قبل معالج الرواتب أو البنك.
• رقم الحساب البنكي للموظف.
• تاريخ بداية الراتب.
• تاريخ نهاية الراتب.
• عدد الأيام المدفوعة.
• الراتب الأساسي للموظف.
• الراتب المتغير للموظف.
• عدد الإجازات السنوية.

تفاصيل سجل التحكم في الرواتب (SCR) التي يجب تضمينها في ملف SIF:

• رقم وكيل نظام حماية الأجور المكون من 13 رقمًا.
• رمز البنك.
• تاريخ إنشاء الملف.
• وقت إنشاء الملف.
• شهر وسنة كشوف الرواتب.
• عدد سجلات تفاصيل الموظف (EDR) في الملف.
• إجمالي المبالغ الثابتة والمتغيرة المدفوعة.
• عملة الدفع (الدرهم الإماراتي).

بمجرد إدخال المعلومات الصحيحة، قم بتسمية ملف SIF باستخدام مزيج من رقم تعريف صاحب العمل (MoHRE ID) وتاريخ ووقت الإنشاء. ثم احفظه كملف بامتداد ".SIF".

تقديم ملف SIF إلى البنك أو مكتب الصرافة

بعد إعداد ملف SIF، قم بتقديمه إلى البنك أو مكتب الصرافة المختار. سيقومون بفحص الملف للبحث عن الأخطاء وإجراء التعديلات اللازمة قبل تقديمه إلى بوابة نظام حماية الأجور. ستراجع وزارة الموارد البشرية والتوطين ومصرف الإمارات المركزي الرواتب للتأكد من صحة التفاصيل والامتثال.

إذا اجتازت الرواتب الفحص، سترسل السلطات أمر دفع إلى وكيل نظام حماية الأجور. أما في حالة وجود أخطاء، فستتلقى بريدًا إلكترونيًا يطلب التصحيح والتحديث. 

معالجة المدفوعات عبر نظام حماية الأجور

بمجرد أن يتلقى وكيل نظام حماية الأجور أمر الدفع، سيتم تحويل الأموال مباشرة إلى حسابات الموظفين البنكية عبر قاعدة بيانات إلكترونية آمنة. يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى الأموال من خلال بطاقة نظام حماية الأجور (WPS Card)، أو بطاقة الصراف الآلي (ATM Card)، أو السحب من المكتب.

مراقبة الامتثال وحفظ السجلات

إن الامتثال لنظام WPS ليس نشاطًا لمرة واحدة ولكنه عملية مستمرة. فيما يلي كيفية التأكد من أن كشوف مرتبات WPS الخاصة بك تظل متوافقة دائمًا:

تتبع وتوثيق سجلات الدفع

الحفاظ على سجلات رواتب دقيقة أمر حاسم للامتثال. تعتبر هذه السجلات دليلاً على التزام شركتك بقوانين نظام حماية الأجور، مما يساعد في تجنب العقوبات القانونية أثناء التدقيق.

تدقيق وتسوية بيانات الرواتب

عند تسوية سجلات نظام حماية الأجور، قم بمراجعة تفاصيل الموظفين والبيانات المالية، بما في ذلك الرواتب المدفوعة، والكشوف البنكية، والاستقطاعات الضريبية. يساعد ذلك في اكتشاف وتصحيح المدفوعات المتأخرة أو الأخطاء قبل أن تصبح مشكلة.

استخدام أدوات مثل ريموت باس يُعد وسيلة ممتازة لتدقيق الرواتب وتسوية سجلات نظام حماية الأجور. يجمع نظامنا جميع بيانات الرواتب، بما في ذلك مدفوعات نظام حماية الأجور والمزايا الأخرى، في نظام واحد، مما يجعل من السهل الوصول إلى البيانات والتدقيق فيها.

حل النزاعات والعقوبات

في حال أبلغت وزارة الموارد البشرية والتوطين عن تناقضات، قم بتصحيحها على الفور، واحتفظ بسجلات لأي تغييرات تم إجراؤها للرجوع إليها مستقبلاً.

توسيع نطاق نظام الرواتب المتوافق مع نظام حماية الأجور وتحسينه

مع نمو شركتك، ستزداد احتياجات الموارد البشرية. تبنَّ نهجًا استراتيجيًا لإدارة الرواتب لتجنب الإضرار بالامتثال.

• خطة لنمو الأعمال وتوسيع الرواتب: استثمر في بنية تحتية للموارد البشرية قابلة للتوسع تدعم توسع الأعمال. تأكد من أن هذه الأنظمة تدير بيانات الموظفين وتعقيدات الرواتب متعددة الدول بفعالية، بما في ذلك المعاملات متعددة العملات والامتثال الضريبي في مناطق مختلفة.
•  الاستفادة من التكنولوجيا لأتمتة كشوف المرتبات وتحسينها: تعمل أتمتة حسابات الرواتب، الخصومات، والتقديمات الضريبية على تقليل الجهود اليدوية والأخطاء. تكمل ريموت باس هذه المهام بميزاتها التي تدمج إدارة الرواتب وتُفعّل المدفوعات والامتثال التنظيمي، مما يحول إدارة نظام حماية الأجور إلى تجربة سلسة.
• تدريب فرق الموارد البشرية وكشوف المرتبات لديك: قدّم جلسات تدريب منتظمة حول الامتثال لنظام حماية الأجور، التحديثات النظامية، وأفضل الممارسات لإدارة الرواتب لضمان تجهيز فريقك للتعامل مع معالجة الرواتب.

تنفيذ الامتثال مع نظام حماية الأجور مع ريموت باس

قد يكون التنقل عبر مدفوعات نظام حماية الأجور عبر مناطق مختلفة في دولة الإمارات العربية المتحدة أمرًا معقدًا. بدون الأتمتة، ستكون عملية محفوفة بالأخطاء اليدوية، والمواعيد النهائية الضائعة، والعقوبات الثقيلة. تتطلب خصوصيات كل منطقة ولوائحها الصارمة حلاً فعالاً مصممًا لتحقيق الدقة والامتثال التنظيمي.

وهنا يأتي دور ريموت باس.

يتكامل حل كشوف المرتبات المحلي الخاص بنا بسهولة مع نظام كشوف المرتبات الخاص بك لتسهيل دفعات نظام حماية الأجور (WPS) الدقيقة والسريعة لموظفي دولة الإمارات العربية المتحدة في البر الرئيسي ومركز دبي للسلع المتعددة ومناطق جبل علي. بالإضافة إلى WPS، يعمل نظامنا تلقائيًا أيضًا مع مركز دبي المالي العالمي و حسابات نهاية الخدمة. ما هو أكثر من ذلك؟ فهو يعالج كشوف المرتبات للمتعاقدين العالميين وموظفي صاحب العمل المسجل ويتعامل مع مساهمات المعاشات التقاعدية، كل ذلك في دفعة واحدة بالدرهم الإماراتي.

احجز عرضًا توضيحيًا عن ريموت باس اليوم لتبسيط كشوف المرتبات المتوافقة مع نظام حماية الأجور وتحقيق نمو الأعمال على المدى الطويل.

‍